Introducir datos en las tablas

Para introducir datos en una base de datos tenemos dos formas de hacerlo: La primera es la opción formulario de la ventana base de datos, y la otra forma es introducir datos a través de la "Hoja de datos".

En este capitulo vamos a ver como introducir datos en la hoja de datos.

Para ello, vamos a abrir la tabla desde la ventana "Base de datos". Tenemos dos maneras de abrir la tabla, una es pulsando en el icono "Abrir" en la ventana "Base de datos".

Y la otra es utilizar la opción "Abrir" en el menú edición que se despliega con el botón derecho del ratón sobre la "Tabla1".

Aparecerá una ventana como esta

Vemos los campos de nuestra tabla ordenados tal como los diseñamos en el capitulo anterior, en los que vamos a introducir los datos para nuestra tabla.

Cada fila es un "registro". Un "registro" es un conjunto de datos que esta relacionado. Esto quedara mas claro cuando vayamos rellenando los registros.

Los datos se introducen en la columna correspondiente, si en el espacio visible de un campo no caben los datos que tecleas, Access desplaza a la izquierda el texto para que sigas escribiendo. También se puede modificar la anchura de la columna arrastrándola con el cursor.

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Vemos que en nuestra tabla recién creada todos los campos aparecen en blanco menos los campos numéricos que por defecto aparecen con el valor cero .

El campo "Id" es un campo "auto numérico" eso significa que NUNCA podremos introducir datos en ese campo, es un campo control de funcionamiento interno para Access.

Introducir datos en las tablas II

Después de estas nociones imprescindibles, ya estamos listos para introducir nuestro primer registro. Y vamos a hacerlo con estos datos, naturalmente quien quiera tiene toda la libertad para sustituirlos por cualquiera que sea de su agrado. Aunque yo recomiendo que si queréis cotejar los ejemplos no los variéis para poder seguir mejor cada paso de las explicaciones.

Decíamos que vamos a introducir en la tabla los datos que siguen:

Nombre: George
Apellidos: Clooney
Notas: Es un actor de cine
Dirección: c/ Estación
Población : Solaris
CP: 31141
Nº Telefono: 900101010

Introduciremos cada dato en su columna. Al pulsar la primera tecla surge una fila sobre la ultima.

Al campo "Id" se asigna automáticamente un numero secuencial, según el orden de introducción de los registros.

En el campo "Notas", a pesar de que hemos introducido todo el comentario, solo se muestra una parte de él. Para leer el resto podemos pulsar dentro del campo y desplazarlo con los cursores o bien, modificar la anchura de la columna ampliando sus limites con el arrastrándolos con el ratón. O bien con la opción "Ancho de columna" del menú edición, que surge al pulsar el botón derecho del ratón sobre alguna columna.

En la siguiente ventana podremos escribir concretamente el ancho de la columna que deseemos.

El símbolo "*" de la ultima fila indica que esa fila es el ultimo registro de la tabla, Según vayamos introduciendo registros se incrementara el numero de filas.

Para insertar nuevos registros, pulsaremos en el botón "Nuevo registro" de la barra de herramientas.