INSERTAR GRÁFICOS, AUDIO, VÍDEOS, PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVAS

Insertar gráficos

La inserción de Gráficos está directamente ligada al uso de otro de los programas de Microsoft Office 2010 llamado Excel. Dentro de la Pestaña Insertar, en la Sección Ilustraciones, pulsamos el botón Gráfico.

Nos aparecerá un cuadro para elegir de la columna izquierda entre las distintas categorías y de igual forma que cuando tratamos SmartArt, tendremos hacia el centro las opciones a cada categoría.

Elegiremos la categoría Circular y entre las opciones la primera. Luego damos click en Aceptar.

Inmediatamente se dividirá la pantalla en dos ventanas, con PowerPoint hacia la izquierda y a la derecha con el programa Excel.

Dentro de este nos encontraremos por defecto, una tabla con los valores de Ventas que nos servirá de referencia. Esta está divididas en filas para los trimestres y en una columna para los ingresos.

Maximizamos PowerPoint para ver mejor los resultados.

Veremos que nos aparece una pestaña emergente llamada Herramientas de Gráficos, donde a su vez contendrá otras pestañas: Diseño, Presentación y Formato.

Tal como vimos en otra oportunidad, veremos en Diseño una Sección de Estilos de diseños desde la cual podremos desplegar y cambiar el Estilo por defecto.

Al desplegar nos encontraremos con diferentes opciones

Como ya vimos, todos los cambios que se pueden realizar, no abundaremos en la explicación sobre esta Herramienta y nos atendremos a explicar otras de importancia para este caso. Por ejemplo en la Sección Datos tendremos la posibilidad de cambiar los datos.

Pulsando en el botón Editar datos nos mostrará nuevamente Excel y allí podremos cambiar los datos de la columna de valores que luego se verán reflejados en el gráfico creado.

Dado que en el gráfico no vemos los valores correspondientes, podremos dirigirnos a la pestaña Presentación y en la Sección Etiquetas, desplegamos el submenú Etiquetas de dato.

Deberemos elegir entre cualquier opción que no sea Ninguna para que estos aparezcan luego en su posición respectiva.

Como ya vimos en Formas e Imágenes, desde la pestaña Formato podremos aplicar Estilos de forma al cuadro y a los textos según el gusto particular desde Estilos rápidos.

Insertar audio

Dentro de la pestaña Insertar y hacia el final encontraremos dos herramientas en la Sección Multimedia: Audio y Vídeo.

Empezaremos a ver como Insertar Audio. En este caso tendremos tres posibilidades. Al desplegar el menú nos encontraremos con estas opciones.

Hay que tener en cuenta que el audio insertado se ubicará como un elemento en un orden que luego, cuando veamos las Lecciones sobre Animaciones nos detendremos en la configuración para cada caso. Por el momento es importante señalar cuales son las distintas opciones para Audio.

Como decíamos, la primera opción es Audio de archivo... Al hacer click allí nos abrirá un cuadro para buscar el archivo en nuestro equipo. Habrá que tener muy en cuenta que los archivos más corrientes para el uso del audio son el Mp3,wav y wma.

Esto lo podemos comprobar al desplegar el menú que se encuentra por encima de los botones de Aceptar y Cancelar, y como podemos comprobar encontraremos otros formatos que el programa acepta.

Una vez que hemos encontrado el audio lo Insertamos. Este luego podremos ubicarlo en cualquier parte de la diapositiva.

Otra de las posibilidades la tendremos de la Galería que viene junto a los archivos instalados desde el paquete de Microsoft Office junto a Imágenes prediseñadas. En este caso nos abrirá un panel hacia la derecha con aquellos audios disponibles. Con solo hacer click, este se ubicará en la diapositiva.

Ahora podemos escuchar ambos audios con solo posar el cursor en ellos a la vez que nos aparecerá los controles para reproducir y volumen.

Finalmente podremos también Grabar audio. En este caso nos aparecerá un pequeño cuadro con un botón rojo para comenzar la grabación.

Al tener el micrófono debidamente configurado y conectado podremos iniciar la grabación con un click.

Pulsando en el ícono de Stop paramos la grabación.

En el campo Nombre podremos indicarle uno. Veremos el tiempo de grabación también e inclusive podremos seguir grabando hasta completar la narración.

Cuando hayamos conseguido la locución hacemos click en Aceptar y tendremos el sonido insertado en la Diapositiva.

Nota: Todos los audios ingresados se colocarán en el mismo lugar por lo que nos convendrá moverlos para que estos no se superpongan.

Insertar vídeos

De la misma forma que hicimos en el caso de Insertar Audio, desde la Sección Multimedia podremos desplegar el menú Vídeo para obtener las opciones, y al igual que con Audio tendremos tres opciones pero en este caso con solo dos similares: Vídeos de archivo... y Vídeo de Imágenes pre diseñadas.

En el caso de Vídeos de archivo al pulsar allí nos abrirá el cuadro de búsqueda para obtenerlo. Una vez conseguido, estaremos en condiciones de Insertarlo desde el botón.

Al igual que hicimos la advertencia sobre los formatos aceptados por el programa para el Audio, en Vídeo tendremos algunos de los formatos más comunes como son: avi, wmv, mpeg y otros también de uso extendido como ser mp4.

Nota: Los formatos de vídeo son más complejos ya que a su vez, cada uno de ellos admiten diferentes codificaciones, más conocidos como codecs, los cuales hacen más compleja la explicación sobre los mismos que no trataremos en esta oportunidad.

Cabe advertir además que un formato de vídeo ofrece mayores dificultades que otros elementos debido a que hay que considerar el peso del archivo para que este pueda ser reproducido de forma satisfactoria por PowerPoint, por lo que usaremos en lo posible archivos con tamaño apropiado.

Una vez insertado el vídeo se nos mostrará con los controles para ejecutarlo. Damos click en play y lo podremos ver. Hacia la izquierda el control para el volumen.

Al igual que cualquier otro elemento, este podrá ser colocado en cualquier lugar que creamos apropiado al hacer click en los extremos y arrastrarlo, e incluso rotarlo desde el botón verde.

La otra opción que queda por ver es Vídeo desde sitio Web. En este caso nos desplegará un cuadro en el que nos indicará ingresar un código que los sitios como Youtube generan para incrustar en otro sitio el vídeo.

Esto requiere por supuesto estar conectados para poder verlo y seguramente demandará más tiempo su reproducción dependiendo de la calidad del vídeo y el tipo de conexión que tengamos.

Miniaturas de diapositivas

Veremos a continuación como realizar algunas tareas en el Panel de Diapositivas. En algunos casos quizá nos veamos en la necesidad, o que por error hayamos quitado este panel desde el botón X que se encuentra en su borde superior derecho.

Como vemos, esta acción amplía nuestra zona central para trabajar mejor. En caso de querer volver a ver el Panel, deberemos llevar el cursor hacia el borde hasta que cambia su forma y haciendo click para luego arrastrar restituyendo el mismo, e inclusive, agrandar su tamaño.

Desde este panel también podremos mover las diapositivas para colocarlas en diferentes lugares si así lo requiere nuestra presentación. Esto lo haremos de una forma sencilla con solo seleccionar una Miniatura y arrastrarla a su nueva posición. Veremos que una marca azul nos indicará antes de soltar la nueva posición.

Por otra parte, si nos situamos en cualquier Diapositiva y desplegamos el menú contextual con el botón derecho del ratón, veremos entre tantas opciones que nos ofrece, la de insertar una Nueva diapositiva

Duplicar diapositiva

y también Eliminar. Esta última acción también lo conseguiremos con pulsar el botón Suprimir del teclado

Presentación con diapositivas

Empezaremos a ver como trabajar con una presentación en PowerPoint 2010 utilizando animaciones tanto para Diapositivas como para los elementos que se encuentren en cada una de ellas. Para ello será importante primero reconocer las herramientas que nos permitirán ir viendo los resultados a medida que comencemos a aplicarles los efectos de animación.

Esto lo conseguiremos yendo a la pestaña Presentación con Diapositivas. Aquí encontraremos dos Secciones importantes, Iniciar presentación con diapositivas y Configurar.

Veremos en esta oportunidad la primera.

El primer botón que encontramos en esta Sección es Desde el principio.

Al pulsar en este la Diapositiva ocupará el total de la pantalla.

Ante cada click podremos ir avanzando por cada Diapositiva. También conseguiremos ir hacia adelante o hacia atrás con las flechas del teclado hacia abajo o derecha adelantaremos, hacia arriba o izquierda retrocederemos. Podremos salir en cualquier momento con la tecla Escape.

Otra forma de ver esto cuando como en este caso nos encontramos con varias Diapositivas, es ubicarnos en la miniatura de una de ellas y luego hacer click enDesde la diapositiva actual.

Similar resultado lo obtenemos desde el botón que encontraremos en la Barra inferior, al lado de Zoom.

Transición de diapositivas

Las Animaciones y Transiciones son las cualidades mas significativas de este programa ya que le imprime a las presentaciones el dinamismo a estas. Empezaremos por ver como aplicar Transiciones a una o todas las diapositivas. Una Transición podría describirse como un efecto visual de cambio entre una y otra Diapositiva.

Para conseguir que se haga más fácil la visualización de todas las diapositivas, nos ubicaremos en la pestaña Vista y dentro de la Sección Vista de presentaciónseleccionamos el Clasificador de diapositivas.

De esta forma nos mostrará miniaturas de las Diapositivas

Escogemos una diapositiva para aplicarle la animación. Por ejemplo, la primera, así que seleccionamos esta. Posteriormente seleccionamos la pestaña Transiciones.

En la Sección Transición a esta diapositiva encontraremos un menú Desplegable en el cual encontraremos distintas categorías de Transición como ser Sutil, Llamativo y Contenido dinámico.

Seleccionamos un efecto , Por ejemplo, Empuje y veremos en el Clasificador de diapositivas el efecto reproducido.

También veremos en la miniatura en la parte inferior un ícono representativo de animación en forma de estrellita que nos indica que ha sido aplicada una Transición. Así se pueden aplicar animaciones a cada una de las diapositivas.

Luego si queremos comprobar el efecto al pulsar en el ícono animación veremos los cambios aplicados.

Una vez aplicadas las animaciones podrán ser reemplazados por otras al elegirla nuevamente desde el menú.

Agrupar o des agrupar elementos

Todos los elementos existentes pueden ser agrupados, si por ejemplo nos dirigimos a la Diapositiva 3 donde mostramos Formas haciendo click en cada una veremos que estas son independientes unas de otras.

Sin embargo si fuese el caso en que queremos juntar una o más de ellas deberemos seleccionarlas. Si nos situamos con el puntero y haciendo click abarcamos aquellos elementos veremos que ambos quedan seleccionados

Nota: también se consigue al seleccionar ambos mientras se mantiene la tecla Shift o mayúsculas pulsada.

Ahora nos dirigimos a la pestaña Formato de la pestaña emergente Herramientas de dibujo y la pulsamos. En la Sección Organizar encontraremos un botón que desplegaremos. Allí encontraremos la función Agrupar. Haciendo click allí podremos juntar a estos de forma que luego podremos cambiar sus propiedades.

Ahora nos dirigimos a la Diapositiva 8 donde se encuentra el Esquema. Vemos que estos están todos agrupados, y a pesar que podremos manipularlos de forma independiente como lo que hacemos con el primer bloque, el contenedor para mover en grupo lo tendremos en el marco externo. Al mover desde allí lo hará para todos los elementos contenidos.

Aquí podremos realizar la tarea de Desagrupar los elementos recurriendo al botón en la Sección Organizar o valiéndonos del botón derecho para elegir luego Desagrupar.

Ahora tenemos los elementos separados que nos servirá para explicar en la siguiente Lección como realizar animaciones de elementos.

Crear animaciones de elementos

Hemos aprendido como crear una animación a la transición entre diapositivas. Del mismo modo, también podremos personalizar toda la presentación, no sólo aplicando animaciones sino también controlando que objeto se presenta primero en una determinado momento. Por ejemplo, usaremos la diapositiva en la que se ha creado el Organigrama donde se explica el proceso para realizar una presentación. Ya en la lección anterior vimos que des agrupamos los elementos para que estos puedan ser tratados de forma independiente.

En el caso de trabajar como en este caso con SmartArt deberemos realizar nuevamente la tarea de Des agrupar.

Ahora vemos que cada elemento se muestran de forma independiente.

Ahora iremos a la pestaña Animaciones y habilitaremos el Panel de animacióndesde el botón correspondiente.

El Panel de animación nos aparecerá a la derecha de la Diapositiva.

Como lo que queremos es que cada bloque vaya apareciendo en orden, es decir, primero la Idea, luego el Diseño y así sucesivamente, vamos a elegir el bloque Idea para empezar la animación.

En la Sección Animación tendremos las animaciones divididas en categorías.

Desplegamos este menú y nos encontraremos con dos categorías: Entrada y Énfasis

Y también el botón ninguno, que en caso de querer quitar alguna animación aplicada anteriormente, deberemos pulsar en él si fuese necesario.

Pero como lo que importa es agregar la animación a los elementos comenzaremos con previsualizar las opciones que tenemos. Una vez que decidamos cual usar, hacemos click y estará agregada al elemento.

En este caso el desplazamiento se realiza por defecto de abajo hacia arriba pero como veremos en la siguiente Lección, podremos cambiar la dirección.

Una vez aplicada nos mostrará el número 1 con lo cual nos indicará el orden que llevará secuencialmente una vez que hayamos aplicado al resto. De igual manera veremos en el Panel la animación en su orden.

Ajuste de animaciones

Ya hemos aplicado a todos los bloques el mismo tipo de animación en su orden correspondiente. Pero si ahora nos dirigimos al Panel de Animación y damos click en el botón animación veremos que estos aparecen por defecto desde abajo hacia arriba.

Esto lo podemos corregir desde el botón Opciones de efectos. Al desplegar este menú veremos que nos ofrece diferentes formas en la dirección que asuma la entrada del efecto.

Para este caso nos conviene la entrada de izquierda a derecha por lo cual aplicamos a todos.

Ya tenemos los bloques animados y ahora nos queda forma de flecha que sirve de referencia al esquema. Lo que haremos en este caso es darle una animación de forma que este se vaya formando a medida que los bloques ingresen a la Diapositiva. Para ello deberemos desplegar el menú de animación y elegir Más efectos de entrada.

Luego nos saldrá un cuadro con más opciones desde el cual elegiremos Barrido.

También como sucedió en la vez anterior, deberemos aplicarle la dirección de izquierda a derecha para conseguir el mismo resultado.

Hecho esto vemos que la animación empieza a tener sentido. Si pulsamos el botón reproducir veremos los resultados. En el panel a su vez veremos el orden de cada elemento. Esto podremos cambiarlo seleccionando uno de los elementos y arrastrarlo. Tomaremos la flecha y la colocaremos en primer lugar.

Aún no le dimos la configuración para que cada elemento aparezca conforme a la presentación que buscamos pero esto lo seguiremos viendo en la siguiente Lección.