El entorno de diseño de la base de datos

El entorno de diseño de la base de datos

Vamos a empezar creando una base de datos. Ya que estamos familiarizados con el listín telefónico, vamos a ver como lo "modernizamos" para que esté a la altura de esta nueva era llena de maravillas tecnológicas.

Para ello, inicializamos el programa

Pulsamos Inicio, programas, y cliqueamos sobre Microsoft Access.

Se abre una ventana tal como esta

y elegiremos la opción "Base de datos de Access en blanco" y pulsamos aceptar.

Aparece una ventana llamada "Archivo nueva base de datos". Nosotros vamos a bautizar a nuestra base de datos "Listín Telefónico", y así lo escribimos en el cuadro "Nombre de archivo". A continuación pulsamos en el botón "crear".

En la siguiente ventana vemos múltiples opciones

A partir de aquí empezaremos a crear nuestra primera base de datos.

Creación de la primera tabla I

Se elige la opción "crear tabla en vista de diseño".

Surgirá la ventana de diseño de tabla

En ella hay varias partes que iremos descubriendo según vayamos necesitándolas.. por ahora nos basta saber que en la parte superior es donde definiremos las características básicas de los campos.

En la inferior izquierda podremos concretar más sus características según vayamos definiendo la columna "tipo de datos".

Y por ultimo en la parte inferior derecha Access nos ayudara contextualmente sobre los datos relativos a los campos que vamos a diseñar.

Vamos a empezar por diseñar nuestra base de datos en la columna de Nombre de campo introduciremos el nombre que queramos para identificar cada"campo" de nuestra tabla.

Nuestro listin va a tener los siguientes campos:

Nombre, Apellidos, Dirección, Población, CP, Nº Teléfono, Relación Trabajo.

Seguramente cada uno de nosotros preferiríamos cambiar algún campo por otro, añadir algunos más o borrar otros... Mas adelante veremos cómo hacerlo y cómo personalizar esta tabla a nuestras necesidades.

Creación de la primera tabla II: añadiendo campos

• Añadiendo Campos:

En el capitulo anterior habíamos dicho que empezaríamos diseñando nuestra base de datos introduciendo en la columna de Nombre de campo el nombre que quisiéramos para identificar cada "campo" de nuestra tabla.

Habíamos dicho, también, que nuestro listín iba a tener los siguientes campos:
Nombre, Apellidos, Dirección, Población, CP, Nº Teléfono, Relación Trabajo.

Según vayamos introduciendo los nombres en la columna al salir de cada celda, ya sea con la tecla return, con los cursores o con el ratón, veremos como en la celda contigua de la columna"tipo de dato" aparece por si solo la palabra"texto", por ahora vamos a ignorarlo, y con el ratón seguiremos introduciendo cada nombre de campo en su fila correspondiente

Así es como quedaría nuestra tabla con los campos nombrados.

Si nos situamos de nuevo en cualquiera de los campos que acabamos de crear veremos como la zona inferior izquierda muestra los siguientes datos que corresponde a las propiedades del campo. Y que en la parte inferior derecha surge un texto que nos explica algo sobre las características que nos pueden ayudar.

En ella vemos que tenemos predefinidos ciertos valores.

Por ejemplo: "Tamaño del Campo" que tiene el valor "50", esto quiere decir que el numero de caracteres máximo que podemos introducir será de 50, si quisiéramos que un campo en concreto aceptara mas o menos caracteres solamente tendríamos que cambiar ese valor por otro mas ajustado, por ejemplo quizás en el campo dirección necesitaríamos mas longitud

Y por el contrario, es evidente que el campo Nº de teléfono no necesitaríamos tantos... ni siquiera con todos los prefijos internacionales..

Hay varias propiedades más, que veremos en el próximo capítulo.

Creación de la primera tabla III: propiedades de los campos

• Propiedades de los campos:

Hay varias propiedades más; algunas en blanco como "Titulo" y otras con valores predefinidos, como "Requerido" que tiene el valor "No".

Según nos situemos sobre alguna de estas propiedades el texto de ayuda contextual de la parte inferior derecha cambiara automáticamente para explicarnos la funcionalidad de la propiedad.

Por ejemplo para la propiedad "Requerido" tenemos esta ayuda.

Y para "Valor predeterminado" se nos muestra esta otra.

Volvamos a la parte superior de la ventana, en la segunda columna "Tipo de datos", se nos ha definido por defecto todos los campos como "Texto". Pero si pulsamos sobre alguno de ellos vemos como se despliega una cortina con diversas opciones.

Vamos a seleccionar "Texto" para los cuatro primeros campos. Para CP elegiremos "Numérico" y le pondremos una "tamaño de campo" de 5 caracteres y paro el campo Nº de teléfono también elegiremos "Numéricos", y en "tamaño de campo" pondremos 9 caracteres.

En realidad, los tipos numéricos solo deben utilizarse para campos que participen en operaciones matemáticas, por ejemplo, en una base de datos que gestionase la contabilidad domestica, necesitaríamos operar con los campos ingresos y gastos, para conocer nuestro ahorro. Sin embargo, es poco probable que sumemos números de teléfonos o restemos códigos postales, de modo que lo mejor es aplicarles tipos "Texto", pero de momento y por fines didácticos les asignaremos tipo "Numérico"

Y por ultimo para el campo Relación laboral" elegiremos el campo lógico"Si/No"

Como hemos visto en la lista de opciones, hay más tipos de datos que los pocos que estamos utilizando, iremos descubriéndolos según los necesitemos. Los más curiosos pueden tener más información, como ya hemos visto, en la zona inferior derecha de la ventana.

Creación de la primera tabla IV: añadir descripción a una tabla

• Añadiendo descripciones de campos a una tabla:

Finalmente la tabla quedará así.

La función de cada campo es evidente con solo leer su titulo, pero es posible que alguna vez el nombre del campo no sea tan significativo. Por ejemplo, la función de nuestro campo "Relación Laboral",es algo confusa, de él solo sabemos que es un campo lógico "Si/No", pero eso nos aporta poca información . Para tener mas información tenemos la tercera columna.

La tercera columna está titulada "Descripción":

En ella escribiremos la descripción de la función de cada campo, y será útil cuando estemos utilizando la tabla y no recordemos por ejemplo si cuando creábamos la tabla, teníamos en mente que el campo "Nombre" se refería solo al primer nombre, o al segundo nombre, el formato de las iniciales o si incluía o no los apellidos...

Así es como quedaría mi tabla definitivamente , naturalmente cada uno podrá escribir la información que crea mas apropiada para recordar el motivo del campo.

En el próximo capítulo veremos cómo modificar los datos de una tabla.